Trotz aller Werkzeuge zur Digitalisierung und Automatisierung bleiben Arbeitsaufträge einer der Bereiche, die dem Druck widerstehen und weiterhin recht altmodisch geführt werden. Die meisten Unternehmen arbeiten noch immer mit Arbeitsaufträgen auf Papier, was eine Reihe von Risiken mit sich bringt, etwa Beschädigung und Verlust. Diese wiederum verursachen Verzögerungen in der Produktion, die letztlich zu finanziellen Verlusten führen. Hinzu kommt, dass Papieraufträge recht ineffizient sind, besonders in größeren Produktionen, wo ihre Verteilung viel Zeit und Geld kostet, zumal die meisten Unternehmen zusätzliches Personal beschäftigen, das ausschließlich dafür zuständig ist.
Solche Probleme lassen sich vollständig beseitigen, indem digitale Arbeitsaufträge eingeführt und diese Prozesse automatisiert werden. In Toscana sind alle Produktionsprozesse automatisiert, einschließlich der Arbeitsaufträge. Jeder Produktionsmitarbeiter kann über Tablet oder Computer auf den digitalen Arbeitsauftrag zugreifen und alle nötigen Informationen erhalten. Ein ausgestellter Arbeitsauftrag landet sofort in der Produktion, und jede Änderung wird in Echtzeit angezeigt.
Nachfolgend nennen wir nur einige Vorteile digitaler Arbeitsaufträge.
Höhere Effizienz
Digitale Arbeitsaufträge stehen der Produktion unmittelbar nach ihrer Erstellung zur Verfügung. Anders als Papieraufträge, die in die Produktion getragen und jedem Mitarbeiter oder jeder Abteilung einzeln zugestellt werden müssen, erscheinen digitale Aufträge sofort auf der Liste des vorgesehenen Mitarbeiters oder der Abteilung. Das ist besonders nützlich für Außendienstmitarbeiter, die häufig weit von der Produktion entfernt sind. Jede Änderung oder Notiz am Arbeitsauftrag ist sofort für alle sichtbar, was das Risiko menschlicher Fehler verringert. Die Zeit bis zur Fertigstellung verkürzt sich deutlich, weil keine zusätzliche Kommunikation nötig ist - alle Daten sind sofort für alle sichtbar. Wie bereits erwähnt, lassen sich digitale Arbeitsaufträge kaum beschädigen oder verlieren, wie es bei Papier der Fall ist, sodass es keine Verzögerungen bei der Projektlieferung gibt.
Immer lesbare Arbeitsaufträge
Fremde Handschrift zu lesen ist manchmal ausgesprochen schwierig, und genau das kann verheerende Fehler in der Produktion verursachen, die viel Geld kosten. Notizen auf dem Arbeitsauftrag sind oft entscheidend für das Projekt, und es ist wichtig, dass sie für alle lesbar sind. Digitale Arbeitsaufträge schließen dieses Risiko vollständig aus.
Integration der Produktionsprozesse und Transparenz
Druckereien verlieren viel Geld durch Fehlkommunikation. Produktionsmitarbeiter vergessen mitunter, alle Details zu einem Projekt weiterzugeben, etwa zusätzlich benötigtes Material, was am Projektende zu einer negativen Bilanz führt. Deshalb ist es außerordentlich wichtig, dass alle Geschäftsprozesse integriert sind und alle nötigen Daten allen in Echtzeit zur Verfügung stehen.
Nehmen wir den genannten Fall: Hätten die Mitarbeiter einen digitalen Arbeitsauftrag, könnte der Produktionsleiter sofort sehen, dass mehr Material benötigt wird, entsprechend reagieren und dies in die Rechnung an den Kunden aufnehmen. Alle Produktionsprozesse werden in Echtzeit dargestellt, sodass alle sehen können, welcher Schritt im Arbeitsauftrag erreicht ist, wie viel Zeit und Material verbraucht wurde und welcher Mitarbeiter für welchen Auftrag zuständig ist. Diese Arbeitsweise ermöglicht sehr genaue Auswertungen, mit denen Sie die tatsächliche Leistung in einem bestimmten Zeitraum verfolgen können. Obwohl die meisten Druckereien digitalen Arbeitsaufträgen noch skeptisch gegenüberstehen, gibt es keinen triftigen Grund, weiter mit Papier zu arbeiten.
Neben der Ersparnis bei Papier und anderen Verbrauchsmaterialien gibt es zahlreiche weitere Vorteile, die Ihren Betrieb erheblich erleichtern und Ihnen mehr Zeit für Kunden und für das Wachstum des Unternehmens geben.