Kommunikation (Toscana Meet)

Nachrichten, Anrufe, Bildschirmfreigabe und Besprechungen mit Geschäftspartnern direkt in Toscana ERP

Teamkommunikation dort, wo gearbeitet wird

Toscana Meet ist der Kommunikationsteil von Toscana ERP. Mitarbeiter chatten, telefonieren und teilen ihren Bildschirm im selben System, in dem sie Angebote, Aufträge und die Produktion bearbeiten. Eine zusätzliche App oder ein neues Benutzerkonto ist nicht nötig: Wer im ERP angemeldet ist, ist auch in Meet angemeldet.

Mit Kunden, Lieferanten und externen Partnern treffen Sie sich über einen Link. Ihr Partner braucht weder Toscana noch ein Benutzerkonto. Er öffnet den Link im Browser, gibt seinen Namen ein und wartet, bis Sie ihn hereinlassen.


Chat und Gespräche

Nachrichten, Anhänge, Reaktionen und Lesestatus

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Gruppenchat

Gespräche für Teams, Abteilungen und Projekte

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Anrufe und Kamera

Einzel- oder Gruppenanrufe, mit oder ohne Video

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Bildschirmfreigabe

Eine Präsentation, ein Angebot oder die ERP-Maske, die Sie gerade erklären

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Besprechungen mit Partnern per Link

Gäste ohne Benutzerkonto, Vorraum und Wartebereich

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Auf dem Smartphone

Als App installieren und über neue Nachrichten benachrichtigt werden

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Chat und Gespräche

Ein Gespräch mit einem Kollegen beginnen Sie in der Mitarbeiterliste links. Ein grüner Punkt neben dem Namen zeigt, wer gerade im System ist.

  • Mit der Eingabetaste wird eine Nachricht gesendet. Sie können auf eine Nachricht antworten, sie an einen anderen Kollegen weiterleiten oder innerhalb von 15 Minuten bearbeiten.
  • Anhänge fügen Sie über die Büroklammer hinzu, indem Sie eine Datei in das Gespräch ziehen oder ein Bild einfügen (Strg+V). Erlaubt sind die üblichen Dateitypen aus dem Geschäftsalltag.
  • Haken zeigen den Status einer Nachricht: ein grauer Haken bedeutet gesendet, zwei grüne Haken bedeuten, dass der Empfänger sie gelesen hat.
  • Nachrichten unterstützen Emojis und Reaktionen, und statt zu tippen können Sie in der gewählten Sprache diktieren.
  • Eine neue Nachricht wird mit einem Ton und einer Desktop-Benachrichtigung angezeigt, in jeder Maske des ERP. Ihren Status legen Sie selbst fest: Verfügbar, Belegt oder Nicht stören.
  • Lesen Sie eine Nachricht in einem Einzelgespräch nicht, können Sie nach 1, 3 oder 6 Stunden eine E-Mail erhalten. Standardmäßig ist das ausgeschaltet; eingeschaltet wird es in den Chat-Einstellungen (ⓘ). Die E-Mail enthält nicht den Text der Nachricht, sondern nur den Hinweis, dass jemand Sie erreichen möchte.
Toscana Meet - Gespräch zwischen zwei Kollegen mit angehängtem Angebot
Ein Gespräch mit einem Kollegen: das Angebot kommt als PDF-Anhang.
Toscana Meet - Gruppenchat des Vertriebsteams
Die Gruppe des Vertriebsteams: Abstimmung einer Besprechung und eine Umsatzübersicht als Bild.

Gruppenchat

Gruppen sind für Abteilungen, Teams und Projekte gedacht. Eine Nachricht in einer Gruppe erreicht alle Mitglieder gleichzeitig.

  • Eine Gruppe legen Sie mit der Schaltfläche + neben der Gruppenliste an: Namen eingeben und Mitglieder auswählen.
  • Eine Gruppe sehen nur ihre Mitglieder. Der Gründer fügt Mitglieder hinzu und entfernt sie, und jeder kann eine Gruppe verlassen.
  • Die Geschäftsleitung legt fest, wer im Unternehmen Gruppen anlegen darf.
  • Anhänge, Reaktionen und Lesestatus funktionieren wie im Einzelgespräch. In einer Gruppe bedeuten zwei graue Haken, dass mindestens ein Mitglied die Nachricht gelesen hat, und zwei grüne Haken, dass alle sie gelesen haben. Wer sie gelesen hat, sehen Sie, wenn Sie mit der Maus über die Haken fahren.

Sprach- und Videoanrufe

Einen Anruf starten Sie mit dem Telefonsymbol über dem Gespräch. Am Computer öffnet sich der Anruf in einem eigenen kleinen Fenster, sodass Sie während des Gesprächs im ERP weiterarbeiten können.

  • Ihr Kollege hört einen Klingelton und sieht das Fenster Eingehender Anruf mit den Schaltflächen Annehmen und Ablehnen.
  • Zu Beginn eines Anrufs ist die Kamera immer ausgeschaltet. Sie schalten sie mit einem Klick ein. Wenn Sie sie ausschalten, wird die Kamera tatsächlich freigegeben und ihr Licht erlischt.
  • Mikrofon, Lautsprecher und Kamera wählen Sie in den Anrufeinstellungen.
  • Mit Person hinzufügen wird aus einem Einzelanruf ein Gruppenanruf.
  • Jeder Anruf wird im Gespräch vermerkt: wann er stattfand, wie lange er dauerte und wer teilgenommen hat.

Gruppenanrufe

  • Ein Anruf aus einer Gruppe klingelt bei allen Mitgliedern. Wer nicht sofort annimmt, kann sich dem laufenden Anruf später anschließen.
  • Jeder Teilnehmer entscheidet selbst, ob er seine Kamera einschaltet.
  • Anrufe sind für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens gedacht. Für Gespräche mit Personen außerhalb des Unternehmens nutzen Sie eine Besprechung per Link, die weiter unten beschrieben ist.
Toscana Meet - Anruf zwischen zwei Kollegen mit eingeschalteten Kameras
Ein Anruf zwischen zwei Kollegen mit Video
Toscana Meet - Gruppenanruf des Vertriebsteams
Ein Gruppenanruf: drei Kameras und ein Kollege unterwegs ohne Video
Toscana Meet - eingehender Anruf
Ein eingehender Anruf im ERP

Bildschirmfreigabe

Während eines Anrufs können Sie den ganzen Bildschirm, ein einzelnes Fenster oder einen Browser-Tab freigeben: eine Präsentation, ein Angebot oder die ERP-Maske, die Sie einem Kollegen erklären.

  • Es teilt immer eine Person. Die anderen Teilnehmer sehen den freigegebenen Bildschirm in einer großen Ansicht, mit Vollbild und Bild-im-Bild.
  • Auf Wunsch wird auch der Ton des Computers übertragen, etwa wenn Sie ein Video zeigen.
  • Die Standardqualität ist 1080p und lässt sich bei einer langsameren Verbindung verringern.
  • Kamera und Bildschirmfreigabe können gleichzeitig laufen.
  • Der Bildschirm wird vom Computer aus geteilt. Auf dem Smartphone kann ein freigegebener Bildschirm angesehen, aber nicht geteilt werden.
Toscana Meet - Präsentation während eines Gruppenanrufs teilen
Eine Kollegin teilt die Präsentation der Quartalsergebnisse, die anderen verfolgen sie in der großen Ansicht.

Besprechungen mit Geschäftspartnern per Link

Für eine Besprechung mit einem Kunden, Lieferanten oder externen Partner legen Sie eine öffentliche Besprechung an und senden dem Partner einen Link. Ihr Partner braucht weder Toscana noch ein Benutzerkonto noch eine Installation. Ein Browser auf dem Computer oder Smartphone genügt.

So funktioniert es

  1. Öffnen Sie im Chat Öffentliche Besprechungen und klicken Sie auf Neue Besprechung. Geben Sie den Namen, das geplante Datum und die Gültigkeit des Links ein.
  2. Klicken Sie auf Link kopieren und senden Sie ihn dem Partner per E-Mail oder Nachricht.
  3. Der Partner öffnet den Link, gibt seinen Namen ein und prüft im Vorraum Kamera, Mikrofon und Lautsprecher. Er sieht den Namen der Besprechung, Ihr Unternehmen und den Organisator.
  4. Mit Beitreten gelangt der Partner in den Wartebereich. Der Organisator erhält eine Benachrichtigung mit Ton und lässt ihn herein oder lehnt ab. Gäste kann auch jeder Kollege aus Ihrem Unternehmen hereinlassen, der in der Besprechung ist.
  5. In der Besprechung kann der Partner Mikrofon, Kamera, Bildschirmfreigabe und den Besprechungschat nutzen, über den auch Dateien gesendet werden.

Alle Besprechungen an einem Ort. Öffentliche Besprechungen werden in einer Tabelle gespeichert, übersichtlich und einfach zu bearbeiten:

  • Thema der Besprechung und vereinbarter Termin,
  • der Gesprächspartner,
  • der Verlauf des Besprechungschats mit Nachrichten und Dateien,
  • die Videoaufzeichnung der Besprechung, sobald die Aufzeichnung verfügbar ist.

Regeln

  • An einer Besprechung können bis zu 25 Personen teilnehmen.
  • Eine Besprechung endet mit Für alle beenden oder wenn der Link abläuft. Danach führt der Link nicht mehr zur Besprechung.
  • Der Link ist eine zufällige Zeichenfolge, die sich nicht erraten lässt, und Besprechungsseiten erscheinen nicht in Suchmaschinen.
  • Eine Besprechung ändert ihr Organisator. Die Geschäftsleitung legt fest, welche Benutzer die Tabelle der öffentlichen Besprechungen sehen.
Toscana Meet - neue öffentliche Besprechung
Neue Besprechung: Name, geplantes Datum und Gültigkeit des Links
Toscana Meet - Liste der öffentlichen Besprechungen
Die Tabelle der öffentlichen Besprechungen: geplante und beendete Besprechungen, Link, Beitritt und Besprechungschat
Toscana Meet - Vorraum des Gastes mit Prüfung von Kamera und Mikrofon
Vorraum: der Partner gibt seinen Namen ein und prüft Kamera, Mikrofon und Lautsprecher
Toscana Meet - der Organisator lässt einen Gast aus dem Wartebereich herein
Der Organisator sieht, wer wartet, und lässt ihn mit einem Klick herein oder lehnt ab
Toscana Meet - Wartebereich des Gastes
Wartebereich: der Partner wartet, bis der Organisator ihn hereinlässt
Toscana Meet - Besprechung mit einem Geschäftspartner
Eine laufende Besprechung: der Partner ist als Gast gekennzeichnet

Auf dem Smartphone

Toscana ERP lässt sich auf dem Smartphone als App installieren, direkt aus dem Browser und ohne App Store. Das Symbol auf dem Startbildschirm ist das Logo Ihres Unternehmens.

  • Android (Chrome): Menü ⋮, dann Installieren.
  • iPhone und iPad (Safari): Schaltfläche Teilen, dann Zum Home-Bildschirm.
  • Benachrichtigungen über neue Nachrichten kommen auch an, wenn die App geschlossen ist. Auf dem iPhone funktionieren Benachrichtigungen aus der installierten App, ab iOS 16.4.
  • Auf dem Smartphone chatten Sie, senden Fotos von unterwegs, telefonieren und schalten die Front- oder Rückkamera ein.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Benutzerhandbuch.

Toscana Meet auf dem Smartphone - Foto eines Musters von unterwegs
Foto eines Musters von unterwegs
Toscana Meet auf dem Smartphone - Gruppenanruf
Ein Gruppenanruf auf dem Smartphone

Regeln und Daten des Unternehmens

  • Nachrichten und Anhänge werden im ERP Ihres Unternehmens gespeichert, zusammen mit Ihren übrigen Geschäftsdaten.
  • Anhänge werden nach einer von der Geschäftsleitung festgelegten Frist automatisch gelöscht. Standard sind 6 Monate.
  • Nachrichten kann nur die Geschäftsleitung löschen.
  • Die Geschäftsleitung legt fest, wer Gruppen anlegen darf und wer öffentliche Besprechungen sieht.

Demnächst: Aufzeichnung von Anrufen und Besprechungen. Die Funktion ist in der letzten Entwicklungsphase und wird in den nächsten Tagen in Toscana Meet verfügbar sein.

  • Aufzeichnungen werden auf dem Dateiserver Ihres Unternehmens gespeichert.
  • Wie lange sie aufbewahrt werden, legen Sie selbst fest. Standard sind 30 Tage, danach wird eine Aufzeichnung automatisch gelöscht.
  • Eine Aufzeichnung kann per Link geteilt werden.

Zeigen Sie uns, wie Sie arbeiten

In 45 Minuten zeigen wir Ihnen Toscana Meet und das übrige System am Beispiel Ihres Unternehmens.

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