Eine Vereinbarung mit einem Kunden landet oft an drei Stellen gleichzeitig: ein Teil in einer E-Mail, ein Teil in einer Nachricht auf dem privaten Handy und ein Teil im Gedächtnis des Vertriebsmitarbeiters. Geht jemand in den Urlaub oder verlässt das Unternehmen, geht die Geschichte der Vereinbarung mit ihm. Toscana Meet verlegt diese Kommunikation ins ERP, dorthin, wo Angebote, Aufträge und Arbeitsaufträge ohnehin liegen.
Wo Vereinbarungen verloren gehen
In den meisten Unternehmen, mit denen wir arbeiten, läuft die interne Kommunikation über Apps, die die Mitarbeiter ohnehin auf dem Handy haben. Das ist verständlich: Sie sind kostenlos und jeder kann sie bedienen. Das Problem zeigt sich später.
- Die Nachrichten liegen auf privaten Geräten, das Unternehmen sieht sie nicht und kann sie nicht aufbewahren.
- Ein Angebot, das einem Kollegen in einer privaten App geschickt wurde, weiß nicht, zu welchem Projekt es gehört.
- Eine Besprechung mit einem Kunden braucht noch ein weiteres Werkzeug, und manchmal muss der Kunde ein Programm installieren, nur um teilzunehmen.
- Übernimmt ein neuer Mitarbeiter einen Kunden, sieht er nicht, was vor ihm vereinbart wurde.
Ein Tag im Vertriebsteam mit Toscana Meet
Nehmen wir ein Vertriebsteam mit vier Personen. Morgens kündigt der Vertriebsleiter in der Gruppe Vertriebsteam eine kurze Besprechung um 10 Uhr an. Eine Kollegin stellt die Umsatzübersicht nach Quartalen als Bild in dieselbe Gruppe. Ein Kollege, der im Außendienst unterwegs ist, antwortet vom Handy, dass er sich aus dem Auto zuschaltet.
Um 10 Uhr startet der Leiter einen Anruf aus der Gruppe. Der Anruf klingelt bei allen Mitgliedern, und wer nicht sofort annimmt, schaltet sich später zu. Drei von ihnen schalten die Kamera ein, der Kollege im Außendienst spricht ohne. Eine Kollegin teilt anschließend die Präsentation der Quartalsergebnisse, und alle verfolgen sie in der großen Ansicht, während die Kameras weiterlaufen.
Am Nachmittag schickt der Kollege aus dem Außendienst ein Foto eines Katalogmusters, das der Kunde gerade freigegeben hat. Der Leiter antwortet, dass er einen Arbeitsauftrag anlegt, sobald die Bestellung eintrifft. All das bleibt im ERP, und im Gespräch steht auch ein Eintrag zum Anruf: wann er stattfand, wie lange er dauerte und wer teilgenommen hat.
Eine Besprechung mit dem Kunden ohne Installation und Benutzerkonto
Für eine Besprechung mit einem Kunden oder Lieferanten wird eine öffentliche Besprechung angelegt. Der Organisator gibt einen Namen, das geplante Datum und die Gültigkeit des Links ein und schickt den Link dann per E-Mail an den Kunden.
Der Kunde öffnet den Link im Browser am Computer oder Smartphone. Er braucht weder Toscana noch ein Benutzerkonto. Im Vorraum gibt er seinen Namen ein und prüft Kamera, Mikrofon und Lautsprecher. Mit Beitreten gelangt er in den Wartebereich, der Organisator erhält eine Benachrichtigung und lässt ihn mit einem Klick in die Besprechung. Gäste kann auch jeder Kollege aus dem Unternehmen hereinlassen, der in der Besprechung ist.
In der Besprechung kann der Kunde die Kamera einschalten, seinen Bildschirm teilen und im Besprechungschat schreiben, über den auch Dateien gesendet werden. Die Besprechung endet mit der Schaltfläche Für alle beenden oder wenn der Link abläuft; danach führt der Link nirgendwo mehr hin.
Alle öffentlichen Besprechungen bleiben in einer Tabelle, übersichtlich und einfach zu bearbeiten: Thema, vereinbarter Termin, Gesprächspartner und der Verlauf des Besprechungschats, und sobald die Aufzeichnung verfügbar ist, auch die Videoaufzeichnung. Muss einen Monat später geprüft werden, was mit dem Kunden vereinbart wurde, sucht man nicht in E-Mails und Notizen, sondern öffnet die Besprechung.
Benachrichtigungen und Arbeit im Außendienst
Ein Chat ist nur sinnvoll, wenn die Nachricht die Person erreicht, für die sie bestimmt ist. Eine neue Nachricht wird deshalb mit einem Ton und einer Desktop-Benachrichtigung angezeigt, in jeder Maske des ERP. Jeder kann seinen Status auf Belegt oder Nicht stören setzen, und wer möchte, schaltet in den Chat-Einstellungen eine E-Mail für ungelesene persönliche Nachrichten ein (standardmäßig ausgeschaltet). Sie kommt nach einer, drei oder sechs Stunden. Die E-Mail enthält nicht den Text der Nachricht, sondern nur den Hinweis, dass jemand Sie erreichen möchte.
Auf dem Smartphone wird das ERP als App installiert, und das Symbol auf dem Startbildschirm ist das Logo Ihres Unternehmens. Benachrichtigungen kommen dann auch an, wenn die App geschlossen ist. So antwortet der Vertriebsmitarbeiter im Außendienst den Kollegen, schickt Fotos und schaltet sich ohne Laptop in Anrufe ein.
Was Sie davon haben
- Die Geschichte bleibt im Unternehmen. Nachrichten und Anhänge werden im ERP gespeichert, nicht auf privaten Handys.
- Ein Werkzeug weniger. Chat, Anrufe, Bildschirmfreigabe und Besprechungen mit Partnern laufen im System, in dem sich die Mitarbeiter ohnehin anmelden.
- Keine Hürden für den Kunden. Für eine Besprechung genügen ihm ein Link und ein Browser.
- Die Regeln legt die Geschäftsleitung fest. Sie bestimmt, wie lange Anhänge aufbewahrt werden (standardmäßig 6 Monate), wer Gruppen anlegen darf und wer öffentliche Besprechungen sieht. Nachrichten kann nur die Geschäftsleitung löschen.
Einschränkungen und was demnächst kommt
Anrufe und Gruppen sind für Mitarbeiter desselben Unternehmens gedacht. Personen außerhalb des Unternehmens nehmen ausschließlich über den Link einer öffentlichen Besprechung teil. Der Bildschirm wird vom Computer aus geteilt; auf dem Smartphone kann ein freigegebener Bildschirm nur angesehen werden. An einer öffentlichen Besprechung können bis zu 25 Personen teilnehmen.
Die Aufzeichnung von Anrufen und Besprechungen ist in der letzten Entwicklungsphase und wird in den nächsten Tagen verfügbar sein. Aufzeichnungen werden auf dem Dateiserver Ihres Unternehmens gespeichert. Wie lange sie aufbewahrt werden, legen Sie selbst fest: Standard sind 30 Tage, danach wird eine Aufzeichnung automatisch gelöscht. Eine Aufzeichnung können Sie per Link teilen, zum Beispiel mit einem Kollegen, der nicht an der Besprechung teilgenommen hat, oder mit einem Kunden, dem Sie die Vereinbarung schicken möchten.
So fangen Sie an
Toscana Meet ist Teil von Toscana ERP und öffnet sich über die Nachrichten-Schaltfläche unten rechts oder in der Maske Chat. Auf dem Smartphone wird das ERP direkt aus dem Browser als App installiert, und Benachrichtigungen über neue Nachrichten kommen dann auch an, wenn die App geschlossen ist. Eine Übersicht aller Funktionen mit Bildern finden Sie auf der Seite Kommunikation (Toscana Meet), eine Schritt-für-Schritt-Anleitung im Benutzerhandbuch.
Zeigen Sie uns, wie Sie arbeiten – in 45 Minuten zeigen wir Ihnen das System am Beispiel Ihres Unternehmens. Anfrage senden.