Projekt je zatvoren, posao odrađen, kupac zadovoljan. U sustavu piše da je marža bila oko 40 posto. A kad na kraju mjeseca pogledate koliko je stvarno ostalo, ispadne jedanaest.
Nitko nije ništa ukrao. Novac je otišao ondje gdje ga niste tražili — u troškove koji nikad nisu ušli u projekt.
Marža od 98 posto ne postoji
Evo stvarnog primjera iz jednog sustava. Projekt vrijedan 14.300 eura. Zabilježeni troškovi: 231 euro. Marža: 98,38 posto.
Nitko ne vjeruje u takvu brojku. Ali problem nije u tome što je očito pogrešna — nego u tome što su brojke koje nisu očito pogrešne pogrešne na isti način. Marža od 38 posto umjesto stvarnih 19 izgleda posve uvjerljivo, i po njoj se donose odluke.
Tri razloga zbog kojih trošak ne uđe
Roba je rezervirana, ali nije izdana. Rezervacija znači da je roba zauzeta za projekt. Fizički je i dalje na skladištu i njezina nabavna vrijednost nije trošak. Tek izdavanjem roba silazi sa stanja i njezina cijena ulazi u projekt. Ako je roba otpremljena kupcu, a u sustavu je i dalje samo rezervirana, projekt je za tu vrijednost prikazan bolje nego što jest.
Radni nalozi nisu zatvoreni. Sati koje su ljudi odradili i materijal koji su potrošili knjiže se preko naloga. Nalog koji stoji otvoren tri tjedna nakon što je posao gotov znači da taj trošak nigdje ne postoji. Kalkulacija koja pokazuje maržu blizu sto posto gotovo uvijek znači upravo to.
Ulazni računi dobavljača nisu uneseni. Račun špeditera zna stići tri tjedna nakon robe. Dok ne uđe, nabavna cijena nije stvarna — a s njom ni marža. Isto vrijedi za carinu i prijevoz: to nisu sitnice nego kod uvoza ponekad i petina vrijednosti pošiljke.
Zašto se to primijeti prekasno
Dok je projekt otvoren, nesklad se još može vidjeti. Problem nastaje u trenutku kad se projekt zaključi: upozorenja nestanu, brojka se zabetonira i ulazi u statistiku.
Odatle se seli dalje. Sljedeća ponuda za sličan posao radi se prema toj brojci. Ako je bila previsoka za dvadeset posto, cijena je preniska za dvadeset posto — i greška se ponavlja, sada na novom poslu.
Najgore je što se to ne vidi kao greška. Vidi se kao „taj posao nam se nekako ne isplati kao prije".
Redoslijed koji daje točnu brojku
- Izdajte robu sa skladišta. Rezervacije pretvorite u izdavanje. Tek tada nabavna vrijednost ulazi u trošak.
- Zatvorite radne naloge. Utrošeni sati i materijal moraju biti upisani.
- Unesite ulazne račune dobavljača, s carinom i prijevozom.
- Tek sada pogledajte maržu. Ako je i dalje neuvjerljiva, nešto od gornjeg nedostaje.
- Zaključite obračun i tek onda zatvorite projekt.
Nije riječ o birokraciji. Riječ je o tome da između „posao je gotov" i „znamo koliko smo zaradili" postoji korak koji netko mora napraviti.
Kako to rješava Toscana ERP
Sustav ne dopušta da se projekt zatvori bez provjere. Prije izdavanja računa prikazuje se pregled u kojem se za svaku stavku vidi prodajna i nabavna vrijednost, kolika je marža i koliko je robe još samo rezervirano, a nije izdano. Uz to stoji i oznaka da obračun nije potvrđen, sve dok se ne potvrdi.
Drugim riječima: brojka se ne može tiho zabetonirati. Netko je mora pogledati.
Detaljan opis toga koraka nalazi se u priručniku, u uputi Završni obračun projekta, a razlika između rezervacije i izdavanja robe objašnjena je u uputi Zaliha, rezervacija i izdavanje robe.
Pokažite nam kako radite. U 45 minuta prolazimo kroz jedan vaš stvarni projekt i pokazujemo gdje se trošak gubi. Bez obveze. Dogovorite besplatnu prezentaciju.