Komunikacija (Toscana Meet)

Poruke, pozivi, dijeljenje ekrana i sastanci s poslovnim partnerima unutar Toscana ERP-a

Komunikacija tima na istom mjestu gdje radite

Toscana Meet je komunikacijski dio Toscana ERP-a. Djelatnici se dopisuju, razgovaraju i dijele ekran u istom sustavu u kojem vode ponude, narudžbe i proizvodnju. Ne treba im posebna aplikacija ni novi korisnički račun: prijava u ERP ujedno je i prijava u Meet.

S kupcima, dobavljačima i vanjskim suradnicima sastajete se putem linka. Partner ne mora imati Toscanu ni korisnički račun. Otvori link u pregledniku, upiše svoje ime i pričeka da ga pustite u sastanak.


Chat i razgovori

Poruke, prilozi, reakcije i status pročitanosti

Detaljnije o ovome

Grupni chat

Razgovori timova, odjela i projekata

Detaljnije o ovome

Pozivi i kamera

Razgovor dvoje ljudi ili cijele grupe, s kamerom ili bez nje

Detaljnije o ovome

Dijeljenje ekrana

Prezentacija, ponuda ili ekran ERP-a koji objašnjavate

Detaljnije o ovome

Sastanci s partnerima putem linka

Gost bez korisničkog računa, predsoba i čekaonica

Detaljnije o ovome

Na mobitelu

Instalacija kao aplikacija i obavijesti o novim porukama

Detaljnije o ovome

Chat i razgovori

Razgovor s kolegom otvarate iz popisa djelatnika s lijeve strane. Zelena točka uz ime pokazuje tko je trenutno u sustavu.

  • Poruka se šalje tipkom Enter. Na poruku možete odgovoriti, proslijediti je drugom kolegi ili je urediti u roku od 15 minuta.
  • Prilog dodajete spajalicom, povlačenjem datoteke u razgovor ili lijepljenjem slike (Ctrl+V). Dopuštene su uobičajene poslovne vrste datoteka.
  • Kvačice pokazuju status poruke: jedna siva znači da je poruka poslana, a dvije zelene da ju je primatelj pročitao.
  • Uz poruke su emotikoni i reakcije, a umjesto tipkanja možete diktirati uz odabir jezika.
  • Nova poruka javlja se zvukom i obaviješću na radnoj površini, na bilo kojem ekranu ERP-a. Status Dostupan, Zauzet ili Ne ometaj postavljate sami.
  • Ako poruku u osobnom razgovoru ne pročitate, možete dobiti e-mail nakon 1, 3 ili 6 sati. Zadano je isključeno, a uključuje se u postavkama chata (ⓘ). E-mail ne sadrži tekst poruke, samo obavijest da vas netko traži.
Toscana Meet - razgovor dvoje kolega s ponudom u prilogu
Razgovor s kolegom: ponuda u PDF-u stiže u razgovor kao prilog.
Toscana Meet - grupni chat prodajnog tima
Grupa prodajnog tima: dogovor za sastanak i pregled prodaje kao slika u prilogu.

Grupni chat

Grupe služe za odjele, timove i projekte. Poruka u grupi stiže svim članovima odjednom.

  • Grupu otvarate gumbom + uz popis grupa: upišete naziv i označite članove.
  • Grupu vide samo njezini članovi. Osnivač grupe dodaje i uklanja članove, a svatko može grupu sam napustiti.
  • Tko u tvrtki smije otvarati grupe, određuje uprava.
  • Prilozi, reakcije i status pročitanosti rade kao u razgovoru dvoje ljudi. U grupi dvije sive kvačice znače da je poruku pročitao barem jedan član, a dvije zelene da su je pročitali svi. Zadržavanjem pokazivača vidite tko ju je pročitao.

Glasovni i video pozivi

Poziv pokrećete ikonom slušalice iznad razgovora. Na računalu se poziv otvara u zasebnom malom prozoru, pa za vrijeme razgovora normalno radite u ERP-u.

  • Kolega dobiva zvučni signal i prozor Dolazni poziv s gumbima za javljanje i odbijanje.
  • Kamera je na početku poziva uvijek isključena. Uključujete je jednim klikom. Kad je isključite, kamera se stvarno oslobađa i njezina lampica se gasi.
  • U postavkama poziva birate mikrofon, zvučnik i kameru.
  • Gumbom Dodaj osobu razgovor dvoje ljudi postaje grupni poziv.
  • Svaki poziv ostaje zabilježen u razgovoru: kada je bio, koliko je trajao i tko je sudjelovao.

Grupni pozivi

  • Poziv iz grupe zvoni svim njezinim članovima. Tko se ne javi odmah, može se priključiti pozivu koji je već u tijeku.
  • Svaki sudionik sam odlučuje hoće li uključiti kameru.
  • Pozivi su namijenjeni djelatnicima vaše tvrtke. Za razgovor s osobama izvan tvrtke služi sastanak putem linka, opisan niže.
Toscana Meet - poziv dvoje kolega s uključenim kamerama
Poziv dvoje kolega s kamerom
Toscana Meet - grupni poziv prodajnog tima
Grupni poziv: tri kamere i kolega s terena bez kamere
Toscana Meet - dolazni poziv
Dolazni poziv u ERP-u

Dijeljenje ekrana

Tijekom poziva možete podijeliti cijeli ekran, jedan prozor ili karticu preglednika: prezentaciju, ponudu ili ekran ERP-a koji objašnjavate kolegi.

  • Ekran dijeli jedna osoba u isto vrijeme. Ostali sudionici vide ga u velikom prikazu, uz mogućnost punog zaslona i slike u slici.
  • Po želji se dijeli i zvuk s računala, primjerice kad prikazujete video.
  • Zadana kvaliteta je 1080p, a na slabijoj vezi može se smanjiti.
  • Kamera i dijeljenje ekrana mogu raditi istodobno.
  • Ekran se dijeli s računala. Na mobitelu se podijeljeni ekran može gledati, ali ne i dijeliti.
Toscana Meet - dijeljenje prezentacije tijekom grupnog poziva
Kolegica dijeli prezentaciju kvartalnih rezultata, ostali je gledaju u velikom prikazu.

Sastanci s poslovnim partnerima putem linka

Za sastanak s kupcem, dobavljačem ili vanjskim suradnikom otvarate javni sastanak i partneru šaljete link. Partneru ne treba Toscana, korisnički račun ni instalacija. Dovoljan je preglednik na računalu ili mobitelu.

Kako to izgleda

  1. U chatu otvorite Javni sastanci i kliknite Novi sastanak. Upišete naziv, planirani datum i do kada link vrijedi.
  2. Kliknete Kopiraj poveznicu i link pošaljete partneru e-mailom ili porukom.
  3. Partner otvori link, upiše svoje ime i u predsobi provjeri kameru, mikrofon i zvučnik. Vidi naziv sastanka, vašu tvrtku i organizatora.
  4. Klikom na Pridruži se partner ulazi u čekaonicu. Organizator dobiva obavijest sa zvukom i partnera pušta ili odbija. Goste može pustiti i svaki kolega iz vaše tvrtke koji je u sastanku.
  5. U sastanku partner koristi mikrofon, kameru, dijeljenje ekrana i chat sastanka, u koji se mogu slati i datoteke.

Svi sastanci na jednom mjestu. Javni sastanci vode se u tablici za jednostavan pregled i uređivanje:

  • tema sastanka i dogovoreni datum,
  • sugovornik,
  • povijest chata sastanka, s porukama i datotekama,
  • video snimka sastanka, kad snimanje bude dostupno.

Pravila

  • U jednom sastanku može biti do 25 sudionika.
  • Sastanak završava gumbom Završi za sve ili kad istekne rok linka. Nakon završetka link više ne vodi u sastanak.
  • Link je nasumičan niz znakova koji se ne može pogoditi, a stranice sastanaka ne pojavljuju se u tražilicama.
  • Sastanak mijenja njegov organizator. Uprava određuje koji korisnici vide tablicu javnih sastanaka.
Toscana Meet - novi javni sastanak
Novi sastanak: naziv, planirani datum i rok valjanosti linka
Toscana Meet - popis javnih sastanaka
Tablica javnih sastanaka: planirani i završeni sastanci, poveznica, ulazak i chat sastanka
Toscana Meet - predsoba gosta s provjerom kamere i mikrofona
Predsoba: partner upisuje ime i provjerava kameru, mikrofon i zvučnik
Toscana Meet - organizator pušta gosta iz čekaonice
Organizator vidi tko čeka i jednim klikom ga pušta ili odbija
Toscana Meet - čekaonica gosta
Čekaonica: partner čeka da ga organizator pusti
Toscana Meet - sastanak s poslovnim partnerom
Sastanak u tijeku: partner je označen kao gost

Na mobitelu

Toscana ERP se na mobitel instalira kao aplikacija izravno iz preglednika, bez trgovine aplikacija. Ikona na početnom zaslonu je logo vaše tvrtke.

  • Android (Chrome): izbornik ⋮ i zatim Instaliraj.
  • iPhone i iPad (Safari): gumb Podijeli i zatim Dodaj na početni zaslon.
  • Obavijesti o novim porukama stižu i kad je aplikacija zatvorena. Na iPhoneu obavijesti rade iz instalirane aplikacije, na iOS-u 16.4 i novijem.
  • Na mobitelu se dopisujete, šaljete fotografije s terena, razgovarate i uključujete prednju ili stražnju kameru.

Detaljne upute s koracima nalaze se u priručniku.

Toscana Meet na mobitelu - fotografija uzorka s terena
Fotografija uzorka s terena
Toscana Meet na mobitelu - grupni poziv
Grupni poziv na mobitelu

Pravila tvrtke i podaci

  • Poruke i prilozi spremaju se u ERP-u vaše tvrtke, uz ostale poslovne podatke.
  • Prilozi se automatski brišu nakon razdoblja koje odredi uprava. Zadano je 6 mjeseci.
  • Poruke može brisati samo uprava tvrtke.
  • Uprava određuje tko smije otvarati grupe i tko vidi javne sastanke.

Uskoro: snimanje poziva i sastanaka. Funkcija je u završnoj fazi razvoja i bit će dostupna u Toscana Meetu u narednim danima.

  • Snimka se sprema na poslužitelj za datoteke vaše tvrtke.
  • Koliko dugo se snimke čuvaju, određujete sami. Zadano je 30 dana, nakon čega se snimka automatski briše.
  • Snimku možete podijeliti putem linka.

Pokažite nam kako radite

U 45 minuta pokazujemo Toscana Meet i ostatak sustava na primjeru vaše tvrtke.

Pošaljite upit