Dogovor s kupcem često završi na tri mjesta odjednom: dio je u e-mailu, dio u poruci na privatnom mobitelu, a dio u sjećanju komercijaliste. Kad netko ode na godišnji ili iz tvrtke, s njim odlazi i povijest dogovora. Toscana Meet premješta tu komunikaciju u ERP, tamo gdje su već ponude, narudžbe i radni nalozi.
Gdje nestaju dogovori
U većini tvrtki s kojima radimo interna komunikacija ide preko aplikacija koje zaposlenici već imaju na mobitelu. To je razumljivo jer su besplatne i svi ih znaju koristiti. Problem nastaje kasnije.
- Poruke su na privatnim uređajima, pa ih tvrtka ne vidi i ne može ih sačuvati.
- Ponuda poslana kolegi u privatnu aplikaciju ne zna kojem projektu pripada.
- Sastanak s kupcem traži još jedan alat, a kupac ponekad mora instalirati program samo da bi se uključio.
- Kad novi djelatnik preuzme kupca, ne vidi što je dogovoreno prije njega.
Kako izgleda dan prodajnog tima s Toscana Meetom
Uzmimo prodajni tim od četiri osobe. Voditelj prodaje ujutro u grupi Prodajni tim najavi kratki sastanak u 10 sati. Kolegica u istu grupu pošalje pregled prodaje po kvartalima kao sliku. Kolega koji je na terenu odgovori s mobitela da će se uključiti iz auta.
U 10 sati voditelj pokreće poziv iz grupe. Poziv zvoni svim članovima, a tko se ne javi odmah, priključi se kasnije. Troje ih uključi kameru, kolega s terena razgovara bez nje. Kolegica zatim podijeli prezentaciju kvartalnih rezultata i svi je gledaju u velikom prikazu, dok kamere i dalje rade.
Poslijepodne kolega s terena pošalje fotografiju uzorka kataloga koji je kupac upravo odobrio. Voditelj odgovori da otvara radni nalog čim stigne narudžba. Sve to ostaje u ERP-u, a u razgovoru stoji i zapis o pozivu: kada je bio, koliko je trajao i tko je sudjelovao.
Sastanak s kupcem bez instalacija i korisničkih računa
Za sastanak s kupcem ili dobavljačem otvara se javni sastanak. Organizator upiše naziv, planirani datum i do kada link vrijedi, a zatim link pošalje kupcu e-mailom.
Kupac otvori link u pregledniku na računalu ili mobitelu. Ne treba mu Toscana ni korisnički račun. U predsobi upiše ime i provjeri kameru, mikrofon i zvučnik. Klikom na Pridruži se ulazi u čekaonicu, a organizator dobiva obavijest i jednim ga klikom pušta u sastanak. Goste može pustiti i svaki kolega iz tvrtke koji je u sastanku.
U sastanku kupac može uključiti kameru, podijeliti svoj ekran i pisati u chat sastanka, u koji se šalju i datoteke. Sastanak završava gumbom Završi za sve ili kad istekne rok linka, a nakon toga link više ne vodi nikamo.
Svi javni sastanci ostaju u jednoj tablici za jednostavan pregled i uređivanje: tema, dogovoreni datum, sugovornik i povijest chata sastanka, a kad snimanje bude dostupno, i video snimka. Kad za mjesec dana treba provjeriti što je s kupcem dogovoreno, ne traži se po e-mailovima i bilješkama, nego se otvori sastanak.
Obavijesti i rad s terena
Chat ima smisla samo ako poruka stigne do osobe kojoj je namijenjena. Nova poruka zato se javlja zvukom i obaviješću na radnoj površini, na bilo kojem ekranu ERP-a. Svatko može postaviti status Zauzet ili Ne ometaj, a tko želi, u postavkama chata može uključiti e-mail za nepročitane osobne poruke (zadano je isključeno), koji stiže nakon jednog, tri ili šest sati. Taj e-mail ne sadrži tekst poruke, nego samo obavijest da ga netko traži.
Na mobitel se ERP instalira kao aplikacija, a ikona na početnom zaslonu je logo vaše tvrtke. Obavijesti tada stižu i kad je aplikacija zatvorena. Komercijalist na terenu tako odgovara kolegama, šalje fotografije i uključuje se u pozive bez prijenosnog računala.
Što se time dobiva
- Povijest ostaje u tvrtki. Poruke i prilozi spremaju se u ERP-u, a ne na privatnim mobitelima.
- Jedan alat manje. Chat, pozivi, dijeljenje ekrana i sastanci s partnerima rade u sustavu u koji se djelatnici ionako prijavljuju.
- Kupac nema prepreka. Za sastanak mu je dovoljan link i preglednik.
- Pravila određuje uprava. Ona bira koliko dugo se čuvaju prilozi (zadano 6 mjeseci), tko smije otvarati grupe i tko vidi javne sastanke. Poruke može brisati samo uprava.
Ograničenja i što stiže uskoro
Pozivi i grupe namijenjeni su djelatnicima iste tvrtke. Osobe izvan tvrtke uključuju se isključivo putem linka za javni sastanak. Ekran se dijeli s računala, a na mobitelu se podijeljeni ekran može samo gledati. U jednom javnom sastanku može biti do 25 sudionika.
Snimanje poziva i sastanaka je u završnoj fazi razvoja i bit će dostupno u narednim danima. Snimka će se spremati na poslužitelj za datoteke vaše tvrtke. Koliko dugo se čuva, određujete sami: zadano je 30 dana, nakon čega se snimka automatski briše. Snimku ćete moći podijeliti putem linka, primjerice s kolegom koji nije bio na sastanku ili s kupcem kojem želite poslati dogovor.
Kako početi
Toscana Meet je dio Toscana ERP-a i otvara se gumbom za poruke u donjem desnom kutu ili na ekranu Chat. Na mobitel se ERP instalira kao aplikacija izravno iz preglednika, a obavijesti o novim porukama tada stižu i kad je aplikacija zatvorena. Pregled svih mogućnosti sa slikama nalazi se na stranici Komunikacija (Toscana Meet), a korak-po-korak upute u priručniku.
Pokažite nam kako radite – u 45 minuta pokazujemo sustav na vašem primjeru. Pošaljite upit.